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Toggl – Overview

Toggl:

Para conseguir melhorar nossa produtividade é preciso saber o quanto produzimos. As vezes doí, pois muitas vezes temos uma visão de nos mesmos que as vezes não corresponde a realidade. É uma jornada difícil, mas é necessário.

Conceito:

O Toggl é o que chamamos de Time Tracking que pode ser resumido como um Rastreador de Tempo. Essa categoria de programas te ajuda a rastrear as atividades que você tem realizado, quanto tempo tem utilizado para cada e como elas foram feitas.

Em resumo, temos uma ferramenta que você colocará o nome da atividade que ira realizar e clicará em um botão que começa uma contagem. Quando você parar ou então terminar a atividade, clicará novamente para que o contador pare. Com base nisso, teremos contabilizado quanto tempo fizemos cada atividade.

Essa é a barra do Timer - Versão Web.

Uma realidade é que nem sempre quando começamos uma atividade nós conseguimos ir até o fim, por isso, um dos principais benefícios do Toggl na minha opinião é que podemos contabilizar o tempo total da atividade através do relatório.

A ideia é que quando somamos os tempos gastos em cada atividade, durante um período de tempo conseguimos entender quanto tempo de fato ela demorou para ser realizada.

Depois de uma semana de trabalho por exemplo, quanto tempo você efetivamente gastou em cada uma das tarefas. Imagine ainda que você está trabalhando em uma atividade durante 5 dias.

Com um rastreador de tempo você conseguirá saber exatamente quanto tempo está despendendo para cada atividade. Você certamente se surpreenderá com o tempo que gasta com certas atividades.

Agora vou falar um pouco mais sobre a ferramenta.

Interface:

Eu sempre gosto de destacar a interface como sendo um dos primeiros critérios que eu analiso, pois, quando a interface não ajuda muito ficamos bem perdidos e não conseguimos usar o máximo da ferramenta. No caso do Toggl a interface é bem intuitiva.

Na versão Web por exemplo, a organização fica em um menu lateral esquerdo que configura as seções da ferramenta, fazendo com que você tenha acesso fácil aos recursos da ferramenta. Já na versão do MAC, basta você digitar o nome da atividade que vai ser realizar e dar Play, simples assim.

Toggl - Interface Web

Toggl - Interface do MAC

Ainda falando de interface e experiência do usuário no geral, uma outra questão que muito me agrada bastante na versão Web é o fato do Timer ficar contabilizando na aba do navegador.

Mesmo quando o foco não está nela. Isso te ajuda a ter um parâmetro de tempo decorrido.

Aba com contagem do Toggl - Chrome

Timer:

Se você trabalha ou já trabalhou com TI deve saber que para muitas áreas em algumas empresas o fator de apontamento de horas é muito utilizado. Na empresa em que trabalho, por exemplo, algumas áreas como Desenvolvimento e a área de Testes precisam todo mês entregar o apontamento de horas de cada um dos integrantes.

Isso é importante para estimar o tempo gasto em cada um dos projetos que é entregue.

Na ferramenta, a aba Timer é a responsável por controlar suas atividades. Como já mencionei, na versão Web no topo temos uma barra que serve para inclusão das informações das tarefas.

Mas vamos falar mais claramente de cada um dos pontos:

Essa é a barra de Timer - Versão Web

Basicamente temos:

  1. Nome da Atividade;

  2. Configurações de WorkSpace e Clientes;

  3. Tags;

  4. Custo estimado

  5. Tempo decorrido

  6. Botão de Inicio/Fim

Fora isso, a barra muda dependendo se você está com ela em contagem ou não.

Se estiver, aparecerá um ícone de lixeira para que você descarte o tempo da contagem atual.

Se não estiver em contagem, ele aparecerá um ícone de Menu Hambúrguer (como na foto) que permite mudar do modo Timer para o de Entrada Manual e vice-versa.

Recursos:

Agora vamos falar de um dos assuntos que todo mundo mais gosta. Os recursos. E mesmo trabalhando com um conceito simples, o Toggl tem muitos recursos.

Time Tracker:

Essa eu já falei um pouco, mas vale ressaltar que tudo começa quando você começa a monitorar o tempo. Você tem as opções de clicar no botão para começar a mapear o tempo, ou então, realizar o lançamento manual da entrada.

Pomodoro Timer:

Se você acompanha nosso conteúdo já sabe que eu sempre acabo esbarrando no Pomodoro. Você pode ver isso no Pomofocus e Focus To-Do.

O Toggl também tem um modo Pomodoro Timer, que em resumo vai te avisar sempre que sua atividade atual chegar ao tempo configurado (geralmente 25 minutos) e ira sugerir que você comece uma atividade de intervalo.

Você pode configurar o Pomodoro. - Versão MAC

Relatórios:

Tanto na seção de Dashboards quanto na Reports você tem acesso a relatórios detalhados do progresso realizado. Destaque para o Reports que conta com filtros para que você possa entrar no detalhe do que foi realizado.

Aba Dashboard - Visão Web

Aba Reports - Visão Web.

Tags:

As tags também ajudam bastante na classificação e organização das tarefas. Vale ressaltar que no Toggl é possível se utilizar delas.

Sincronização na Nuvem:

Outro recurso que se destaca é a sincronização na Nuvem. Ela é muito importante, pois, além de você ter certeza que os dados estarão a salvo, você pode começar uma contagem em um dispositivo de pausar no outro. Pode não parecer a principio, mas esse é um ótimo recurso.

Rastreamento de aplicativos:

Você pode configurar para que o Toggl identifique e registre o tempo que você utiliza os aplicativos/ferramentas, mesmo quando você esquecer de iniciar o contador.

Detecção de inatividade:

Após alguns minutos sem a sua ação o Toggl ira começar uma contagem paralela.

Assim que você voltar a atividade, ele te informará que detectou um tempo de inatividade e dará algumas opção, como descartar o tempo, começar uma nova atividade e outras opções.

Quando você fica inativo por algum tempo e volta ao Toggl ele dá alguma opções de ação - Visão Mac

Trabalho em equipe:

É muito fácil trabalhar em equipe.

Para isso, você deverá ir na aba Team, fazer o convite e assim que seu parceiro aceitar você poderá associa-lo aos projetos, possibilitando assim, a visualização de seu apontamento em projetos cadastrados.

Esse é um excelente recurso para trabalho em equipe, pois você tem uma visão do tempo de trabalho total.

Organização:

Além das já citadas Tags, o Toggl também conta com a organização por Projetos (aba Projects).

Por aqui, você pode associar cada tarefa a um Cliente, que pode ser configurado na aba Clients, e associar ambos ter ainda mais precisão no apontamento. O que é ótimo para pequenas equipes.

Trabalhar Off-line:

Se você estiver sem internet ou então, precisa trabalhar em alguma atividade off-line tudo bem.

Faça o apontamento da atividade normalmente e a informação será sincronizada assim que estiver online novamente.

Integrações:

Existem centenas de integrações que o Toggl pode realizar automatizando o processo de apontamento.

Destaques:

  1. Disponibilidade: A ferramenta está disponível em diversos dispositivos e isso ajuda que você possa mapear suas atividades não importa aonde estiver;

  2. Sincronização nas nuvens: Com isso, você pode começar a contagem em um dispositivo e parar no outro, dando mais flexibilidade para os apontamentos;

  3. Integrações: Você pode integrar a ferramenta com centenas de outras tornando o processo mais produtivo ainda;

  4. Relatórios: Os relatórios do Toggl permitem que um gestor consiga extrair informações importantes do desempenho da sua equipe, fora isso, a partir do plano Starter você pode configurar o quanto vale o seu tempo (billable amounts) e com isso ter estimativas mais claras das suas receitas.

Poderia melhorar:

Versão em português: Poderia haver uma versão em português da ferramenta.

Novidades:

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Preço:

Temos 4 planos ao todo.

O Free, Starter, Premium e Enterprise.

Eu mesmo uso o plano Free com uma equipe de mias uma pessoa e acredite, ele atende muito bem as nossas necessidades no momento.

Agora vamos para mais alguns detalhes dos planos pagos:

Starter:

  1. Preço: 9 dólares por mês no pagamento anual.

  2. Recursos:

  3. Relatórios personalizados para clientes;

  4. Contabilize quanto vale o seu tempo (billable amounts).

Premium:

  1. Preço: 18 dólares por mês no pagamento anual.

  2. Recursos:

  3. Tudo do plano Starter;

  4. Gráficos detalhados de Rentabilidade X Funcionários;

  5. Agende relatórios por e-mail;

  6. Configure lembretes;

  7. Consultoria da própria ferramenta.

Enterprise:

  1. Preço: Personalizado.

  2. Recursos:

  3. Tudo do plano Premium;

  4. Atendimento personalizado

  5. Personalização da ferramenta.

Vale ressaltar que esse overview foi criado com base no Plano Free, por isso não falei tão profundamente do recurso que calcula quanto vale o seu tempo.

Eu não utilizo, pois, nos meus freelas, por exemplo, eu já tenho uma estimativa clara do valor que será pago e meus cálculos são com base no projeto em si. Não faz tanto sentido nesse contexto, mas no futuro pretendo abordar o assunto.

Disponibilidade:

Como eu disse anteriormente, o Toggl está disponível em diversos dispositivos. Então vamos a lista:

  1. Android

  2. IOS

  3. MAC

  4. Windows

  5. Botão Toggl no Chrome

  6. Botão Toggl no Firefox

  7. Presente em diversas integrações.

Recomendado para:

  1. Freelas que querem mapear o seu desempenho;

  2. Pessoas que querem se tornar mais produtivas através do autoconhecimento;

  3. Pequenas e médias equipes que precisam fazer o apontamento de horas.

Por onde começar:

Para começar, basta você acessar o site da ferramenta.

Resumindo...

Resumindo, eu já uso o Toggl há algum tempo.

Inclusive, algumas pessoas não entendem o motivo de eu usa-lo no meu “emprego formal“ mesmo não havendo necessidade. Mas o autoconhecimento é o primeiro passo para a produtividade. Então, se você está com aquele sentimento de que o dia está indo embora e você ainda tem um monte de coisas para fazer acho que vale a pena arriscar o Toggl por pelo menos uma semana. 

Eu mesmo descobri uma séria de coisas que eu estava perdendo tempo e ao melhorar isso me tornei mais produtivo.

Depois me conta o resultado 😉

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