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Guia de produtividade da equipe: como criar equipes remotas mais rápidas

Foto do escritor: Daniel do Produtive.MeDaniel do Produtive.Me

Parceria O artigo abaixo foi originalmente publicado no Blog do Taskade e está sendo publico graças à nossa parceria. × Dismiss this alert.

Gerenciar uma equipe (remota) é como correr pelas masmorras da Cripta do Necrodancer.  Mova, espere, ataque, reagrupe … sua equipe age e reage em um ritmo bem distinto.  A questão é: “Como ajustar esse ritmo para aumentar a produtividade da equipe?”

Taskade - Equipes Remotas - PrdutiveMe

Aqui está a nossa dica.

Equipes distribuídas – incluindo as suas – PODEM ser mais eficazes do que suas contra-partes co-localizadas.

Eles podem planejar, se comunicar, tomar decisões e realizar o trabalho com mais rapidez e menos atrito.

Parece legal, certo?

Neste artigo, você aprenderá como reconectar a dinâmica de sua equipe com melhorias incrementais, passo a passo.

💡  Antes de começar … Se você quiser entrar em sintonia com as vibrações da produtividade da equipe, certifique-se de verificar artigos semelhantes no blog quando terminar de ler.

Então, sem mais delongas …

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Trabalho remoto:

Quando a pandemia atingiu, há mais de um ano, as empresas em geral estavam estabilizadas.

Proprietários, gerentes e funcionários de empresas tiveram que descobrir e testar em campo uma fórmula completamente nova para colaboração , comunicação e coordenação .

Ao contrário do que dizem os pessimistas, essa “fórmula remota” não apenas ajudou as empresas a se manterem à tona. Também nos ajudou a elevar a produtividade a um nível completamente novo.

Em uma pesquisa BCG global, 76% dos funcionários que fizeram a transição para o trabalho remoto em 2020 relataram produtividade igual ou superior da equipe com tarefas administrativas, de dados e criativas. (1)

Mas há mais no benefício do trabalho remoto:

  1. 🤝  Acesso a talentos especializados e independentes de localização

  2. 🌓  Continuidade de negócios em vários fusos horários

  3. 🧘‍♂️  Melhor equilíbrio e flexibilidade entre vida pessoal e profissional

  4. 🧠  Mais tempo para um trabalho significativo e focado

  5. 💸  Menor sobrecarga e melhor alocação de recursos

Não é à toa que a pesquisa de trabalho remoto da PwC nos Estados Unidos (janeiro de 2021) descobriu que 83% dos empregadores e 73% dos funcionários consideraram o experimento remoto um sucesso. (2)

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Acelere sua equipe remota ⚡️

Claro, nem todas as equipes remotas tiveram uma jornada tranquila. 

Obstáculos técnicos, diferenças de fuso horário, camaradagem de equipe fraca , falta de transparência …

Todos esses problemas resultaram no esqueleto idiomático no armário e um grande salto de velocidade para organizações distribuídas novas e experientes.

A boa notícia é que você pode aumentar a cadência de sua equipe em algumas etapas fáceis.

Aprimore suas armas ⚔️

Etapa 1: Simplifique a pilha remota 🧰

As ferramentas remotas são ótimas, exceto quando confundem sua equipe com recursos exagerados, complexidade desnecessária e uma curva de aprendizado acentuada.

Conforme observado pelo Project Management Institute:

“Os vencedores explicam claramente o que precisa ser feito em um projeto, por quem, quando e como. Para isso, eles usam uma caixa de ferramentas integrada, incluindo ferramentas, métodos e técnicas de PM. Os líderes reconhecem que a chave para a sobrevivência é uma caixa de ferramentas construída com um conjunto de ferramentas que são mutuamente compatíveis e funcionam em sincronia. ” (3)

Simplificar a pilha remota tornará sua equipe ágil e responsiva. Isso também o deixará menos sobrecarregado pela tecnologia destinada a reduzir o atrito em primeiro lugar.

Ao unificar a funcionalidade e reunir todos os projetos em um único espaço, você poderá maximizar a visibilidade do projeto e dar clareza e propósito à sua equipe.

Etapa 2: Habilite o Fluxo de Informações 📤

Você pode colocar sua equipe em um carro muito rápido – dê a eles as melhores ferramentas, defina objetivos claros e remova todos os obstáculos – mas eles não chegarão a lugar nenhum se não puderem dirigir.

E é aqui que o conhecimento da equipe entra em jogo.

De acordo com o Chartered Institute of Personnel and Development, a inteligência do processo (documentação, guias, perguntas frequentes) é fundamental em equipes remotas:

“[…] compartilhar informações focadas no problema é mais importante para o desempenho de equipes presenciais, enquanto compartilhar informações de processo e conectar-se com membros da equipe em um nível social é mais importante para o desempenho de equipes virtuais […]” ( 4)

Existem dois métodos principais para gerenciar o conhecimento dentro de uma organização.

  1. 💬  Personalização . Isso pode incluir sessões de coaching individuais, workshops ao vivo, bate-papo com refrigerador de água (sim!), Reuniões do clube do livro virtual, programação em pares, redação colaborativa e boletins internos.

  2. 📑  Codificação . Você pode codificar o conhecimento usando um wiki de equipe ou base de conhecimento, modelos de documentos, materiais de treinamento em vídeo, equipe Zettelkasten, blog da empresa, plataformas de e-learning e notas de reuniões.

É fundamental que você crie um repositório de conhecimento centralizado para que sua equipe possa armazenar, navegar e recuperar informações 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Etapa # 3: turbinar o estágio de planejamento 🗓

Quer que sua equipe avance rapidamente de um projeto para outro?  Em seguida, você precisa colocar algum esforço extra na priorização e no planejamento.

Planejar com antecedência com toda a equipe a bordo o ajudará a evitar confusão, erros onerosos, aumento de escopo e conflito interno ao longo da linha.

  1. “O que queremos alcançar?”

  2. “Como vamos conseguir isso?”

  3. “Quais ferramentas e recursos iremos usar?”

  4. “Que obstáculos podemos prever?”

  5. “Quem vai assinar o projeto após a conclusão?”

  6. “O que define o sucesso do projeto?”

  7. “Quem é responsável pela tarefa A, B, C …” 

O planejamento deve acontecer em um espaço de trabalho centralizado ou hub de colaboração .

Para que sua equipe possa ver todas as peças móveis em um só lugar. 

Também é uma boa ideia explorar dados históricos para estimar a duração de tarefas específicas e definir prazos para projetos.

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Preparar, apontar, disparar 🎯

Etapa # 1: Concentre-se em um projeto / problema de cada vez ☝️

Grandes projetos podem ser opressores, especialmente quando se desenvolvem em vários fusos horários. 

Você pode aumentar a produtividade da equipe concentrando-se em tarefas pequenas e gerenciáveis.

O mesmo é verdadeiro para fazer malabarismos com tarefas e projetos. 

Vários estudos mostraram que a multitarefa simplesmente não funciona. Além disso, é sobrecarregado por um custo cognitivo:

“Embora os custos de troca possam ser relativamente pequenos, às vezes apenas alguns décimos de segundo por troca, eles podem somar grandes quantias quando as pessoas alternam repetidamente para frente e para trás entre as tarefas.”—Multitasking: Switching Costs, American Psychological Association (5)

Colocar muita pressão e esperar um desempenho universalista minará o foco de sua equipe e reduzirá a velocidade no caminho.

Se você está procurando uma alternativa para multitarefa e troca de contexto, certifique-se de ler nosso artigo Multitarefa para equipes multifuncionais remotas (em inglês) para obter algumas dicas.

Etapa 2: Valorize o trabalho profundo 🧘‍♂️