Parceria O artigo abaixo foi originalmente publicado no Blog do Taskade e está sendo publico graças à nossa parceria. × Dismiss this alert.
Gerenciar uma equipe (remota) é como correr pelas masmorras da Cripta do Necrodancer. Mova, espere, ataque, reagrupe … sua equipe age e reage em um ritmo bem distinto. A questão é: “Como ajustar esse ritmo para aumentar a produtividade da equipe?”

Aqui está a nossa dica.
Equipes distribuídas – incluindo as suas – PODEM ser mais eficazes do que suas contra-partes co-localizadas.
Eles podem planejar, se comunicar, tomar decisões e realizar o trabalho com mais rapidez e menos atrito.
Parece legal, certo?
Neste artigo, você aprenderá como reconectar a dinâmica de sua equipe com melhorias incrementais, passo a passo.
💡 Antes de começar … Se você quiser entrar em sintonia com as vibrações da produtividade da equipe, certifique-se de verificar artigos semelhantes no blog quando terminar de ler.
Então, sem mais delongas …

Trabalho remoto:
Quando a pandemia atingiu, há mais de um ano, as empresas em geral estavam estabilizadas.
Proprietários, gerentes e funcionários de empresas tiveram que descobrir e testar em campo uma fórmula completamente nova para colaboração , comunicação e coordenação .
Ao contrário do que dizem os pessimistas, essa “fórmula remota” não apenas ajudou as empresas a se manterem à tona. Também nos ajudou a elevar a produtividade a um nível completamente novo.
Em uma pesquisa BCG global, 76% dos funcionários que fizeram a transição para o trabalho remoto em 2020 relataram produtividade igual ou superior da equipe com tarefas administrativas, de dados e criativas. (1)
Mas há mais no benefício do trabalho remoto:
🤝 Acesso a talentos especializados e independentes de localização
🌓 Continuidade de negócios em vários fusos horários
🧘♂️ Melhor equilíbrio e flexibilidade entre vida pessoal e profissional
🧠 Mais tempo para um trabalho significativo e focado
💸 Menor sobrecarga e melhor alocação de recursos
Não é à toa que a pesquisa de trabalho remoto da PwC nos Estados Unidos (janeiro de 2021) descobriu que 83% dos empregadores e 73% dos funcionários consideraram o experimento remoto um sucesso. (2)

Acelere sua equipe remota ⚡️
Claro, nem todas as equipes remotas tiveram uma jornada tranquila.
Obstáculos técnicos, diferenças de fuso horário, camaradagem de equipe fraca , falta de transparência …
Todos esses problemas resultaram no esqueleto idiomático no armário e um grande salto de velocidade para organizações distribuídas novas e experientes.
A boa notícia é que você pode aumentar a cadência de sua equipe em algumas etapas fáceis.
Aprimore suas armas ⚔️
Etapa 1: Simplifique a pilha remota 🧰
As ferramentas remotas são ótimas, exceto quando confundem sua equipe com recursos exagerados, complexidade desnecessária e uma curva de aprendizado acentuada.
Conforme observado pelo Project Management Institute:
“Os vencedores explicam claramente o que precisa ser feito em um projeto, por quem, quando e como. Para isso, eles usam uma caixa de ferramentas integrada, incluindo ferramentas, métodos e técnicas de PM. Os líderes reconhecem que a chave para a sobrevivência é uma caixa de ferramentas construída com um conjunto de ferramentas que são mutuamente compatíveis e funcionam em sincronia. ” (3)
Simplificar a pilha remota tornará sua equipe ágil e responsiva. Isso também o deixará menos sobrecarregado pela tecnologia destinada a reduzir o atrito em primeiro lugar.
Ao unificar a funcionalidade e reunir todos os projetos em um único espaço, você poderá maximizar a visibilidade do projeto e dar clareza e propósito à sua equipe.
Etapa 2: Habilite o Fluxo de Informações 📤
Você pode colocar sua equipe em um carro muito rápido – dê a eles as melhores ferramentas, defina objetivos claros e remova todos os obstáculos – mas eles não chegarão a lugar nenhum se não puderem dirigir.
E é aqui que o conhecimento da equipe entra em jogo.
De acordo com o Chartered Institute of Personnel and Development, a inteligência do processo (documentação, guias, perguntas frequentes) é fundamental em equipes remotas:
“[…] compartilhar informações focadas no problema é mais importante para o desempenho de equipes presenciais, enquanto compartilhar informações de processo e conectar-se com membros da equipe em um nível social é mais importante para o desempenho de equipes virtuais […]” ( 4)
Existem dois métodos principais para gerenciar o conhecimento dentro de uma organização.
💬 Personalização . Isso pode incluir sessões de coaching individuais, workshops ao vivo, bate-papo com refrigerador de água (sim!), Reuniões do clube do livro virtual, programação em pares, redação colaborativa e boletins internos.
📑 Codificação . Você pode codificar o conhecimento usando um wiki de equipe ou base de conhecimento, modelos de documentos, materiais de treinamento em vídeo, equipe Zettelkasten, blog da empresa, plataformas de e-learning e notas de reuniões.
É fundamental que você crie um repositório de conhecimento centralizado para que sua equipe possa armazenar, navegar e recuperar informações 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Etapa # 3: turbinar o estágio de planejamento 🗓
Quer que sua equipe avance rapidamente de um projeto para outro? Em seguida, você precisa colocar algum esforço extra na priorização e no planejamento.
Planejar com antecedência com toda a equipe a bordo o ajudará a evitar confusão, erros onerosos, aumento de escopo e conflito interno ao longo da linha.
“O que queremos alcançar?”
“Como vamos conseguir isso?”
“Quais ferramentas e recursos iremos usar?”
“Que obstáculos podemos prever?”
“Quem vai assinar o projeto após a conclusão?”
“O que define o sucesso do projeto?”
“Quem é responsável pela tarefa A, B, C …”
O planejamento deve acontecer em um espaço de trabalho centralizado ou hub de colaboração .
Para que sua equipe possa ver todas as peças móveis em um só lugar.
Também é uma boa ideia explorar dados históricos para estimar a duração de tarefas específicas e definir prazos para projetos.

Preparar, apontar, disparar 🎯
Etapa # 1: Concentre-se em um projeto / problema de cada vez ☝️
Grandes projetos podem ser opressores, especialmente quando se desenvolvem em vários fusos horários.
Você pode aumentar a produtividade da equipe concentrando-se em tarefas pequenas e gerenciáveis.
O mesmo é verdadeiro para fazer malabarismos com tarefas e projetos.
Vários estudos mostraram que a multitarefa simplesmente não funciona. Além disso, é sobrecarregado por um custo cognitivo:
“Embora os custos de troca possam ser relativamente pequenos, às vezes apenas alguns décimos de segundo por troca, eles podem somar grandes quantias quando as pessoas alternam repetidamente para frente e para trás entre as tarefas.”—Multitasking: Switching Costs, American Psychological Association (5)
Colocar muita pressão e esperar um desempenho universalista minará o foco de sua equipe e reduzirá a velocidade no caminho.
Se você está procurando uma alternativa para multitarefa e troca de contexto, certifique-se de ler nosso artigo Multitarefa para equipes multifuncionais remotas (em inglês) para obter algumas dicas.
Etapa 2: Valorize o trabalho profundo 🧘♂️